Contrôle Qualité

🎯 Le contrôle de qualité répond à cinq objectifs (Article 402 de l’arrêté du 3 mai 2012) :

• ✅Donner au public une meilleure perception de la qualité des prestations offertes par la profession ;
• ✅Harmoniser les comportements professionnels ;
• ✅Contribuer à la bonne organisation des structures d’exercice professionnel et au perfectionnement des méthodes de travail ;
• ✅Apprécier l’application des règles et des normes professionnelles ;
• ✅Développer la solidarité au sein de la profession en rapprochant les professionnels des instances de l’ordre et en favorisant les contacts entre professionnels inscrits au tableau ou à la suite du tableau.

➡️Le contrôle de qualité est-il obligatoire ?
✔️Oui, le contrôle de qualité est obligatoire quel que soit le mode d’exercice de la profession, associatif ou libéral (article 409 de l’arrêté du 3 mai 2012) 

➡️Qui est concerné par le contrôle de qualité ?
« Le contrôle de qualité porte sur la structure d’exercice professionnel et sur chacun de ses membres inscrits au tableau de l’ordre ou à sa suite.
Il porte tant sur le bureau principal que, s’il y a lieu, sur le ou les bureaux secondaires inscrits ou non au tableau de l’ordre ou à sa suite.
Il s’étend, le cas échéant, aux travaux fournis par les filiales ou tout autre organisme (sociétés civiles de moyens, GIE…) concourant à l’exercice des  missions des membres de l’ordre. » (Article 407) 

➡️Comment le choix de la structure ou de l’expert contrôlé s’opère-t-il ?
Le programme de contrôle est fixé par chaque Conseil Régional, avant le 30 Juin de l’année en cours.
La sélection aléatoire des professionnels est réalisée à l’aide d’une application nationale, et tient compte le cas échéant des cabinets volontaires pour bénéficier d’un contrôle qualité et qui en font la demande.
Le contrôle est étendu à tous les membres de l’Ordre inscrits au Tableau ou à sa suite, et actifs dans la structure d’exercice du professionnel désigné. 

➡️Qui effectue les contrôles ?
Les contrôles sont effectués par des personnes physiques membres de l’Ordre. Les Conseils Régionaux choisissent les contrôleurs au vu des  candidatures reçues. 
Les candidats doivent satisfaire à quatre conditions :
– n’avoir fait l’objet d’aucune sanction disciplinaire ;
– avoir suivi un stage de formation organisé par l’Ordre ;
– être inscrit au tableau depuis au moins cinq années ;
– avoir fait l’objet d’un contrôle de qualité sans décision de recontrôle à un an.
Les contrôleurs sont désignés pour une période de trois ans renouvelable. 

➡️Quelle est l’étendue du contrôle ?
« Le contrôle de qualité a pour but de s’assurer de l’adéquation des travaux du professionnel inscrit à l’ordre et du fonctionnement de sa structure d’exercice à l’ensemble des normes et règles en vigueur, compte tenu des usages de la profession.
Le contrôle de qualité est mené par référence aux règles et normes en vigueur au moment de l’exercice des missions et aux usages de la profession. » (Article 404 de l’arrêté du 3 mai 2012) 

➡️Comment se déroule-t-il ?
Le contrôle de qualité comporte deux phases complémentaires :
– l’analyse des modalités de fonctionnement de la structure d’exercice professionnel, de son organisation ainsi que des systèmes et des procédures mises en place (contrôle dit structurel) ;
– l’appréciation de l’application des diligences et des normes professionnelles par le professionnel inscrit en examinant par sondages ou épreuves les dossiers de travail correspondant à des missions sélectionnées (contrôle dit technique). 

➡️Quelle est la périodicité des contrôles ?
Une structure ou un professionnel inscrit à l’ordre ne peut être contrôlé qu’à l’issue d’une période de trois ans après la fin du contrôle précédent.
Lorsque le président du conseil régional décide qu’une structure doit subir un nouveau contrôle afin de s’assurer que les observations contenues dans  le rapport des contrôleurs ont été suivies d’effet, le contrôle ne peut intervenir qu’à l’issue d’une période d’un an minimum. » (Article 440) 

➡️Peut-on récuser les contrôleurs ?
La structure ou le professionnel inscrit à l’ordre, informé d’un contrôle de qualité, a le droit de récuser le ou les contrôleurs désignés.
La récusation peut s’opérer pendant une période de trente jours à compter de la réception du ou des noms des contrôleurs désignés pour ce contrôle.
La récusation doit être formulée par lettre adressée au Président du Conseil Régional dont dépend le contrôlé.
Le président de l’instance concernée informe la structure ou le professionnel de la suite réservée à sa demande. » (Article 439) 

➡️Quelles sont les obligations des contrôleurs ?
Dans l’exercice de sa mission, le contrôleur est soumis à un ensemble d’obligations qui vise à assurer :
– la qualité de l’examen et des recommandations qui peuvent être faites ;
– la confidentialité de la procédure ;
– l’indépendance du contrôleur.
A cet égard, le contrôleur est soumis à l’ensemble des textes régissant l’Ordre et en particulier, il est tenu au secret pour toutes les informations dont il a connaissance dans sa mission. Il ne peut faire état de ses observations et conclusions que dans le rapport de contrôle.

Il ne doit aussi assumer aucune fonction, ni avoir détenu aucun intérêt dans le cabinet qu’il contrôle. Pendant une période de trois années, à compter du début du contrôle, il lui est interdit d’accepter directement ou indirectement une mission d’un client du ou des bureaux qu’il a contrôlés, sans l’accord express du confrère concerné.
Cette interdiction ne s’applique pas aux contrôleurs chargés des contrôles structurels des cabinets à implantations multiples qui n’effectuent pas le contrôle technique des dossiers de la structure. (Article 417 de l’arrêté du 3 mai 2012) 

➡️Quelles sont les obligations des contrôlés ?
La structure ou le professionnel inscrit à l’ordre retenu pour un contrôle de qualité s’engage à mettre à la disposition des contrôleurs, au siège de la structure d’exercice professionnel ou du bureau concerné, l’ensemble des pièces et des documents nécessaires au contrôle et à leur fournir toutes explications utiles.
Le non-respect des délais et des obligations incombant au contrôlé peut, après mises en demeures restées infructueuses, être sanctionné en application des dispositions de l’article 31 de l’ordonnance 45-2138. » (Article 421)

➡️Le contrôle de qualité comporte trois phases :

• ✅ La phase préparatoire du contrôle au cours de laquelle le professionnel désigné pour un contrôle en est avisé et doit fournir un certain nombre d’informations qui vont permettre au Conseil Régional d’organiser le contrôle dans les meilleures conditions.
• ✅ Le contrôle lui-même qui se déroule au siège de la structure et dans chaque bureau concerné.
• ✅ La conclusion du contrôle, aboutissant à l’envoi de la lettre de conclusion au contrôlé par le Président du Conseil Régional 

1️⃣ La phase préparatoire du contrôle :
Le professionnel désigné reçoit 60 jours au moins avant la date prévue du contrôle une lettre d’information l’avisant du contrôle.Un questionnaire préparatoire dont l’objet est de recueillir un ensemble d’informations relatives à l’organisation de la structure ainsi qu’à la nature des missions qui y sont exercées est mis à sa disposition sur le portail du Contrôle qualité, accessible sur le site du Conseil Supérieur de l’ordre avec les codes d’accès habituels. Le contrôle étant étendu à tous les membres de l’ordre actifs dans la structure, si le professionnel désigné n’est pas le dirigeant
de la structure, il transmettra au dirigeant l’avis de contrôle, afin que celui-ci puisse remplir le questionnaire préparatoire.L’essentiel des rubriques prévues par le questionnaire pourra être renseigné sans difficulté.

Un certain nombre de questions peuvent toutefois demander des recherches plus élaborées.

Ce travail préalable sera l’opportunité d’une réflexion sur le cabinet. La collecte des données nécessaires permettra bien souvent une mise en  perspective constructive. En outre, le travail de préparation, effectué par le contrôleur à partir d’un questionnaire correctement renseigné, facilitera un dialogue plus riche d’enseignements et d’expérience partagée, lors du contrôle.

Le questionnaire doit être rempli et accompagné de la confirmation d’indépendance des membres de l’Ordre concernés dans les 30 jours de sa réception.

2️⃣ Le contrôle lui-même :
Lors de sa visite dans les locaux de la structure, le contrôleur procédera à deux types de contrôle.
Le contrôle structurel, conduira à un diagnostic de l’organisation interne, quant à l’adéquation des méthodes et procédures aux normes, règles  professionnelles et usages de la profession. Le contrôleur dégagera, à cette occasion, les principales forces et, le cas échéant, faiblesses de la structure et fera part de ses remarques.Le contrôle technique consistera en un examen d’un certain nombre de dossiers. Le contrôleur appréciera alors la qualité des méthodes  effectivement mises en oeuvre et les modalités d’exercice des diligences. L’examen technique est mené par référence aux normes et règles en vigueur ainsi qu’aux usages de la profession.L’examen structurel comme l’examen technique constituent une opportunité d’échanges entre professionnels.

3️⃣ La conclusion du contrôle :
A l’issue du contrôle et des entretiens avec les professionnels concernés, le contrôleur établit une note de synthèse de son contrôle structurel, et une note de synthèse technique portant sur l’examen des dossiers de chaque professionnel.
Ces documents sont expliqués et discutés avec le(s) contrôlé(s) afin de permettre un échange contradictoire et constructif sur les constatations faites par le contrôleur.
Dans l’hypothèse où il fait état de faiblesses ou manquements graves justifiant des observations, ces documents sont assortis de conseils indiquant les moyens d’y remédier. La note de synthèse peut également indiquer des points d’amélioration formelle qui conduiront à des recommandations dans le cadre de la démarche qualité collective de notre profession.
Le cabinet dispose alors d’un délai de 30 jours pour présenter ses remarques par écrit.Les notes de synthèses ainsi que le rapport et les éventuelles remarques exprimées par le contrôlé sont transmis au Président du Conseil Régional. Celui-ci conclura le contrôle de qualité :
– soit par une lettre sans observation ;
– soit par une lettre avec observations ;
– soit par une lettre avec observations assortie d’une décision d’un nouveau contrôle sur place à l’issue d’une période d’un an, pour s’assurer que les observations faites ont été suivies d’effet.
Le Président pourra obliger le professionnel contrôlé à suivre une formation spécifique faite par l’ordre, sur les normes d’exercice professionnel. Le coût de cette formation incombera au professionnel contrôlé.L’ensemble du dossier ne peut être communiqué que dans deux cas :
– soit au nouveau contrôleur lorsqu’un contrôle sur place doit avoir lieu à l’issue d’une période d’un an minimum après la fin du contrôle précédent ;
– soit au conseil régional lorsque le président de celui-ci décide de lui transmettre le dossier.
En cas de nouveaux manquements constatés, la chambre de discipline pourra être saisie dans les conditions prévues par l’article 31 de l’ordonnance du 19 septembre 1945.

Carole FREMONT
📞 02 35 89 02 16
✉️ cfremont@oec-normandie.fr